選考辞退の連絡はメール？電話で伝えるべき？
「説明会ではよかったけど選考を進んでいく内に気が変わった。」
「自己分析していて合わないと気づいた。」などの理由で選考を辞退したい！と思うタイミングってありますよね。
私も合同説明会でいくつか声をかけられて選考に参加しましたが、進んでいく内に
と考え始めたことがあります。
進む気がない選考を受けるのは、時間とお金がもったいない…（交通費とか意外と高い）
一人採用するのにかかる費用は約100万といわれていますが、それだけではなく会社側の時間も奪ってしまうので、選考中の企業を辞退する気が少しでも出てきたのなら早い段階で『選考辞退』の決断をしましょう。
では、選考を辞退するにあたってどのような方法で伝えるべきなのでしょうか？
選考辞退の連絡は珍しくない
人事も、学生がたくさんの会社を同時に受けていることはもちろん知っています。
そのなかで気が変わることも珍しくはありません。
説明会の開催やイベントの集客もキャンセルする人がいると考えて集客を行なっているので、辞退の連絡が来て特に驚くことはありません。
と重く考える必要はないのです。
しかし、選考後半でのキャンセルや辞退というのは人事もさすがに驚きます。
終盤になるにつれて、何回か話を聞いているのである程度の関係をもっており、理由などもちろん気になります。
つまり、何らかの理由があって辞退をするのであれば、しっかり連絡を行ったうえで辞退を申し出るのが礼儀です。
選考辞退はメールが基本
メールと電話はもちろん、最近はLINEを使っている企業も増えてきました。
最も企業と連絡がつきやすいツールで伝えるのが良いでしょう。
トラブルを避けるためメールは送る
メールの場合履歴を消さない限り残るので連絡をした。してないなどのトラブルが起こることがないので一番確実な方法といえるでしょう。
しかし、選考当日の場合は会社側も準備で忙しかったりしてメールをチェックしていないこともあります。
なので、選考当日に辞退の連絡をする場合はメールを使うのは避けましょう。
企業によってはLINEでも大丈夫
先ほども書きましたが、LINEでやりとりをしている企業も多いです。
選考案内のメインがLINEで行なっている企業の場合はLINEで選考辞退の連絡をしてもかまいません。
しかし、長文を送るのには向いていないツールではあるのでわかりやすく短い文章の方が良いでしょう。
メールより連絡の取りやすい簡単な手段ではありますが、断る時の言葉はしっかり選んでくださいね！
最終・役員面接の辞退は必ず電話で行う
面接の2営業日前までには必ず前もって電話をかけましょう。
前日はすでに準備が完了していることがほとんどで、当日のキャンセルは以ての外。
会社はあなたにかなりの時間をかけています。
役員、社長は忙しい中、あなたのためにわざわざ時間を空けてくれていることがほとんどです。
これ以上労力をかけさせないよう、丁重に辞退の連絡をすべきです。
電話では直接会話をするので、あなたの思いや考えがストレートに伝わるので丁寧な気持ちを伝えることができます。
辞退の理由は聞かれることもあるので、考えておくと良いでしょう。
あなたにはどうしても辞退したい理由があるのです。
その価値観や考えというのが、他の企業選びを失敗しないためにも「なぜ、辞退したいと思うのか。」は考えておくようにしましょう。
例文
- メールの場合
株式会社〇〇
〇〇様
お世話になっております。
×月×日の15時から2次面接のお時間を頂戴しておりました〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇です。
誠に申し訳ないのですが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡させて頂きました。
お忙しい中日程調節をしていただいたにも関わらず、誠に申し訳ございません。
どうぞご了承くださいませ。
選考辞退の場合は大体は一往復で終了しますので理由は考えなくても良いでしょう。
- 電話の場合
私〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。
採用担当の〇〇様いらっしゃいますでしょうか？
〇月〇日の〇時に2次面接を予定していた〇〇です。
大変申し訳ないのですが、面接を辞退させて頂きたく、ご連絡を差し上げました。誠に申し訳ございません。 （以下 理由も添えて）
（注意）
- 電話はメールと違い会話なので、必ずしも例文通りに話をしてしまうと会話が不自然になるのでケースバイケースになりがちですが、最低限伝えたいことは整理しておくためのことに使ってください
まとめ
・選考序盤の場合はメールで行う。
・選考終盤（役員・社長）の面談は電話で連絡し、心配であればメールも送っておく。
というのは徹底しましょう。
辞退することは早めに決めましょう。辞退することに対して責められることはありません。
最後に…
途中辞退をすることは大いに『あり』です！
これを読んでいるあなたも無駄な時間はすごしたくないはずです。
しかし『辞退するときには慎重に！』
よっぽどのことがない限り一度取り消した選考を元に戻すことは、もちろんできません。
というのは次に繋がらないので、何に引っかかっているのかは洗い出しましょう。
迷っている方は
決定的な思いや考えがなく、悩んでいるなら選考辞退をせずにあえて面接に行き素直に悩んでいることを話してみるのも一つの手段です。もし仮に突き放されたり、適当な返事をしてきたなら「そんな会社」だと区切りをつけましょう。入社してから、悩みを抱えた時に同じく適当な返事をして流されます。
では、選考辞退をする際は慎重にしてくださいね！
